De afdeling Risico Beheer en Techniek (RBT) van het KIVI (Koninklijk Instituut van Ingenieurs) bestudeert opvallende gebeurtenissen, analyseert die en tracht wegen te vinden technische risico’s beter te beheersen. Een week geleden schreef ik een column over een case van Dick Bartelse, die hij op het laatste symposium presenteerde. Ik beschreef hoe men risico’s met succes kan omzetten in uitdagingen. Risico’s zijn niet altijd monsters die beheerst moeten worden door kansen en effecten van onzekerheden te verminderen, nee onzekerheden kunnen overwonnen worden door ze om te zetten in zekerheden. Risico als uitdaging, zo luidde mijn verhaal. Dat maakte veel reacties los.
Reacties op een column door John van der Puil
Op het recente KIVI-RBT symposium presenteerde Dick Bartels, voormalig directeur Procurement van AKZONOBEL, een case waarbij men bewust technische risico’s opzoekt. Risico’s beheersen wordt dan gezien als uitdagingen aangaan. Een klant komt met een vraag bij Brosserdeel, producent van coatings. De klant vraagt om een coating voor de achterkant van het nieuw te introduceren telefoontoestel die beschermt, maar die tevens aanvoelt als rubber. De Koreanen van Huwan Huwan noemen dat “Rubber Feel”. Het idee is nieuw; het gaat om het voelen en dat is niet te specificeren in technische zin.
Ik beschreef de klantvraag, somde enkele clausules uit het contract op, vermeldde dat er een zeer kritische leverancier voor het bindmiddel gevonden moest worden. Ik vervolgde met de opsomming van een paar omgevingsrisico’s die men niet kan beheersen en noemde een aantal risico’s die men als uitdaging te lijf gaat. Ik sloot met een conclusie dat men in bepaalde omstandigheden risico’s als uitdaging kan beschouwen.
Dat leverde nogal wat reacties op.
Prof. Dr. Arjan van Weele, emeritus hoogleraar Inkoop aan de TUe schreef:
John, goedemorgen! Dank voor de column. Heb deze doorgelezen. Interessant maar minder dan de voorgaande bijdragen. Dat komt omdat deze column erg open ended eindigt. Aan het eind gekomen vraag je je als lezer af: ja, mooie boodschap en wat nu? Wat moet onze leverancier nu verder doen of nalaten om een succes van het product te maken?
Mijn antwoord kan niet anders zijn dan nederig van toon. In vorige columns heb ik vaak een conclusie getrokken waarbij de lezer wordt aangespoord een probleem of aandachtspunt in zijn professionele leven aan te pakken. Of ik heb kritiek geleverd op de organisatie van risicobeheer en de vinger gelegd op systeemfouten, waardoor risicobeheer wordt misdreven in plaats van dienend aan de samenleving. Terwijl in deze, door Arjan van Weele bekritiseerde column ik alleen maar feiten en omstandigheden vermeld die Dick Bartelse, de inleider van het seminar mij op boeiende wijze had verteld. Ik was meer een doorverteller dan een columnist. Een column moet eindigen met een conclusie waar de lezer wat aan heeft.
Laat ik alsnog een poging wagen.
In dergelijke uitdagende situaties als de Rubber Feel moet men scherp onderscheid maken tussen risico’s die men zelf niet kan beheersen en die welke men wel kan beheersen. Wat men niet kan beheersen hangt mede af van de eigen plaats in de bedrijfskolom. Logistici noemen dat de keten of met een Engelse term de supply chain. Huwan Huwan is de producent, die de eindmarkt moet veroveren. Brosserdeel is een van de leveranciers die Huwan Huwan nodig heeft om de introductie van de telefoon te doen slagen. Aan de strategische leverancier van Brosserdeel, de leverancier van het bindmiddel worden extreme eisen gesteld. Dat zijn drie schakels in de keten.
Sommige risico’s die Brosserdeel niet kan beïnvloeden kan Huwan Huwan wel beïnvloeden. Marktintroductie, publiciteit, inspelen op het jeugdige publiek in diverse delen van de wereld. Ook de prestaties van de andere leveranciers van Huwan Huwan blijft buiten beeld en buiten invloedsfeer van Brosserdeel. Dat is zaak voor Huwan Huwan.
Omgevingsomstandigheden als handelsoorlogen, gewapende conflicten, opstanden in Hong Kong, in Iran of waar ook ter wereld, economische neergang, Brexit kunnen door geen enkele schakel in de keten beïnvloed worden. Je moet met die onzekerheden leven en het risico van de schadelijke effecten aangaan. Het is ondernemersrisico dat geleefd en ondergaan moet worden. Ook verstoring van essentiële markten van lithium, koper, chips, camera’s, kleurstoffen is een fenomeen dat je overkomt, niet iets waar je iets aan kunt voorkomen.
Maar waar kan Brosserdeel wel wat aan doen? Hoe pak je een dergelijke uitdaging aan? Door er een project van te maken met een projectteam onder leiding van een kundige projectmanager. Kennis van het maken van coatings, maar vooral een bevlogenheid, een hoop tact om met eigen mensen om te gaan, maar niet in het minst met andere culturen. Een tweede sleutelfiguur zal de inkoper zijn. Noem hem account manager voor alle verwervingen voor deze bijzondere coating. In het projectteam zitten voorts een topfiguur van R&D, een laborant, een medewerker van logistiek. Zet er geen jurist bij. Laat wel een jurist de beide contracten upstream en downstream checken op juridische fouten, maar geef de juridische afdeling niet de macht de zaak te stoppen vanwege de risico’s. Want risico’s zijn nu uitdagingen.
Het is belangrijk met Huwan Huwan samen te komen in een constituerende vergadering. [1] Daar moeten opdrachtgever en leverancier in alle openheid hun lijsten met geïdentificeerde risico’s op tafel leggen. Aangeven van de Basisrisico’s, maar vooral van de Witte Vlekken. Daar moet men afspraken maken hoe men de nog onoverwonnen technische aspecten van het traject te lijf zal gaan. Brainstormsessies afspreken, maar ook roddelsessies teneinde Blinde Vlekken tijdig op het spoor te komen. Voorwaarden om tot een dergelijke samenspraak te komen zijn volledige openheid, vertrouwen in elkaars competenties en inzet, positieve houding, bereidheid over te werken waar het project dat verlangt.
De uitkomst van een dergelijk overleg is dat partijen van elkaar weten waar hun sterke, maar vooral ook hun zwakke plekken liggen. Zo is bij de start het recept van de coating nog niet bekend. Ook is er nog geen specificatie van componenten. Huwan Huwan zal aangeven welke materialen zij zal testen voor de omkasting. Kunststof? Welke kwaliteit? Staal? Aluminium? Welke scharnieren zullen worden uitgeprobeerd. De opdrachtgever weet dat nog niet, maar aan het eind van de constituerende vergadering moet er een beschrijving van het proces van de samenwerking in concept gereed liggen. Partijen tekenen daarvoor of beloven plechtig.
Welke eisen moet je stellen aan de leverancier van een knelpuntproduct?
De keuze van de leverancier van het bindmiddel is een knelpunt voor de gehele keten. Als dat mislukt dan is Huwan Huwan een illusie armer. Het projectteam zal daaraan veel aandacht wijden. Het is zeer waarschijnlijk dat die onderleverancier in Azië zal huizen. Er moet immers ontwikkeld worden. Nieuwe technologie. Onder adembenemende tijdsdruk. Over vier maanden moet de proefbatch op de markt komen. Dat betekent weekendwerk met af en toe slapen op de bank op het laboratorium. Dat doen Europeanen niet meer. Zij moeten op zondag naar het stadion. Maar in het oosten van Azië loopt het over van de jonge, fanatieke, uiterst intelligente, ijverige academici, die in inventiviteit en werkkracht enorme prestaties kunnen verrichten.
Welke eisen stel je nu aan een dergelijke leverancier? In feite de zelfde hoge eisen als die welke je aan je eigen organisatie oplegt. Het zijn competenties en menselijke eigenschappen. De leverancier moet enthousiast zijn voor het eindproduct, die fameuze telefoon die komen zal. Inventiviteit, creativiteit, talent om onderzoek te verrichten zijn de minste eisen. Een uitstekende outillage, 24/7 bezetting van R&D en laboratorium, continue bereikbaarheid, geheimhouding van het recept van Brosserdeel, anderzijds belofte van Brosserdeel eventuele productiegeheimen van de leverancier te eerbiedigen.
Communicatie met klant en met het supplier network zal rond de klok doorgaan. Tijdschema’s en doorlooptijden zullen wijzigen tijdens het project. Afkeuring van proefcoatings zal nogal eens voorkomen. En als het lukt en de telefoon slaat aan bij het publiek dan zullen Upscaling en uitbesteding de nodige spanningen opleveren, leverancierselectie, bottleneck producten. Minutieuze ketenlogistiek zal vereist zijn, constant betrouwbare communicatiekanalen, zowel fysiek als menselijk. Het projectteam zal moeten worden uitgebreid. Het kan pas worden ontbonden als de reguliere organisatie de productie en de logistiek onder de knie hebben. Ook buiten het projectteam gezond positief gemotiveerd personeel.
Uitdagingen zijn opwindend, fascinerend en bevredigend. Het beheersen van uitermate grote risico’s voelt als het winnen van de Europacup.
John van der Puil
Bestuurslid RBT
Lid Programma Commissie
Arjan Van Weele
Thu, Nov 21, 5:41 PM (16 hours ago)
to me
John, dit al weer veel beter en wat mij betreft voldoende.
Naschrift van de auteur:
Er zijn bij RBT nog veel meer reacties op deze column binnen gekomen. Daarover in een volgende column.
JP
[1] . in de Constituerende Vergadering komen partijen overeen hoe het proces van hun samenwerking zal verlopen. Voorwaarden voor een succes zijn openheid, transparantie en vertrouwen. Resultaten van een geslaagd project zijn een vlotte gang van zaken, de bereidheid belemmeringen die tijdens het traject opduiken gezamenlijk aan te pakken. spraken over het behandelen van Blinde Vlekken die tijdens het proces te voorschijn komen. Duidelijkheid scheppen over de toerekening van risico’s. Dat staat voor een groot deel al in het contract, maar het is goed dit met de technici van het projectteam goed duidelijk te maken. Voor de term Constituerende Vergadering zien we ook wel kick off meeting, risk treatment meeting. In de bouwnijverheid is in Nederland de term bouwteam in gebruik, waarbij transparantie wordt betracht en een opstelling van samen de problemen te lijf gaan .