De trein is vertrokken:

Wat is het eerste station richting duurzaamheid?

Jacobine Hardeman werkt als Management Trainee bij Berendsen sinds januari 2017. Ze heeft een internationale achtergrond in de servicebranche en is verantwoordelijk om de wens naar een duurzamere bedrijfsvoering vorm te geven voor Berendsen Nederland. Samen met elf betrokken collega’s is Jacobine een projectgroep gestart, die alle bestaande MVO initiatieven in kaart en bepaalt de visie waar Berendsen Nederland stapsgewijs naartoe wil werken.


Laatst beschreef ik aan een bekende de situatie waarin wij ons met ons duurzaamheidsproces bevinden. Ze maakte een vergelijking die naar mijn mening perfect past bij het onderwerp van deze blog:

 “De trein is vertrokken terwijl het spoor nog aangelegd wordt”

Ook in een verandertraject waarin iedereen binnen en buiten een bedrijf klaar is om de verandering aan te gaan, blijkt vaak dat woorden gemakkelijker zijn dan daden. De metafoor ‘De trein is vertrokken terwijl het spoor nog aangelegd wordt’ is vaak van toepassing, waarbij woorden de spoordelen zijn en de daden de vooruitgaande trein. Als Berendsen Nederland zitten wij in zo een proces. We zijn bezig met het formuleren en bepalen van een richting, terwijl we onze voortgang tastbaar willen maken. De eerste stap die wij hebben gezet is het uitstippelen van de lijn waarlangs het traject zich zal ontwikkelen, wat hopen we te bereiken? In ons geval was deze overeenstemming er, met daarbij de volgende vraag: waar beginnen we dan? Er is besloten ons aan te sluiten bij verschillende duurzaamheidsinitiatieven om ons te helpen een idee te krijgen van bestaande trajecten, om inspiratie op te doen en om te leren van anderen. De inzichten die we tijdens dit proces hebben opgedaan, willen we graag met jullie delen.

Inzicht 1: Je doet vaak meer dan dat je denkt

Tijdens één van deze sessies kregen we de opdracht om volgens de R’s van Cramer (2014) een overzicht te maken van wat we nu al doen. Bij het invullen van de R’s aan de hand van de huidige situatie en wat we nog meer kunnen doen in de toekomst, realiseerden we ons dat de lijst al vrij lang is. Het is een verzameling initiatieven vanuit verschillende afdelingen welke ervoor zorgden dat we inzicht kregen in de keuzes van onze collega’s en verrast waren door de lijst met ogenzienlijk kleine veranderingen welke samen een groot verschil maken.

De wensen voor een duurzaamheidsbeleid, duurzame ontwikkelingen en het tastbaar maken hiervan speelden al geruime tijd, maar de huidige ambassadeurs van dit thema zijn geen van allen medewerkers die duurzaamheid als kerntaak hebben. De volgende stap was dan ook het aanstellen van een medewerker die zich toewijdt aan MVO. Onderdeel hiervan is het opstellen van een duurzaamheidsbeleid. Door het invullen van de R’s kregen we inzicht in hoeveel we eigenlijk al doen, ons bedrijfsmodel is in de basis circulair, deze en andere realisaties zorgden voor een verhoogde motivatie om aan de slag te gaan.

Inzicht 2: Een centraal persoon vereenvoudigt zowel intern als extern het contact voor het opvragen en leveren van informatie 

Zodra je begint aan deze reis is het handig om één centraal persoon te hebben die tijd heeft om het onderwerp te drijven binnen de organisatie. Een aanspreekpunt maakt het overzichtelijk voor de medewerkers en externen om de lijnen kort te houden.

Binnen Berendsen ben ik verantwoordelijk voor het opstellen van het duurzaamheidsbeleid en dus ben ik het centrale aanspreekpunt voor initiatieven die zijn voortgekomen uit het traject. De complexiteit en diversiteit van MVO overviel me op het moment dat ik begon met inlezen in de gerelateerde onderwerpen in zowel onze branche als andere industrieën. Het maken van keuzes voor het beleid en de strategie die daaruit voortvloeit begint dan ook al bij wat duurzaamheid voor ons betekent.

Inzicht 3: Het vormen van een duurzaamheidsbeleid doe je niet alleen

Eén van de eerste stappen die is gezet, is het peilen of medewerkers vanuit verschillende specialisaties in Nederland geïnteresseerd zijn in het deelnemen aan de projectgroep. Het hebben van deelnemers uit diverse lagen van het bedrijf heeft als voordeel dat ieder zijn kennis meeneemt van de producten en het proces vanuit hun expertise. Hiernaast zijn zij ook sturend in de uitkomst van het beleid. Als de groep het met elkaar eens is, zijn de stappen om de rest te overtuigen en te informeren kleiner.

Met de projectdeelnemers hebben er meerdere sessies plaatsgevonden, waar er is gesproken over hoe we verder gaan en wat onze verwachtingen zijn. Parallel hieraan hebben we met externe partijen gesproken over begeleiding van het proces.

Inzicht 4: Probeer het wiel niet opnieuw uit te vinden, als dit niet noodzakelijk is

Na de interne sessies concludeerden we dat hulp van een externe partij geen overbodige luxe is. We hebben een test gedaan met verschillende partijen om te kijken wat het beste bij ons paste. Een tijdrovende klus, maar retrospectief was het nodig. Door het testen kwamen we erachter dat we nog niet klaar waren om direct veranderingen door te voeren, omdat we een basis misten. Hiernaast werden we er ook op gewezen dat onze groep, destijds zestien deelnemers, te groot was om slagkracht te hebben.

De genoemde inzichten hebben geleid tot het huidige traject. Een groep van elf betrokken deelnemers, die onder begeleiding van een extern adviesbureau gedurende vijf maanden, maandelijks bijeenkomen om inhoud te geven aan het beleid: het spoor te leggen. In de volgende blog geef ik meer uitweiding over de ruimte die deze reis ons geeft om initiatieven te toetsen, inspiratie op te doen en de richting aan te passen terwijl ons beleid elke maand meer vorm krijgt.


Jacobine Hardeman
Management Trainee
Berendsen Nederland

 

Laat ons weten hoe je hierover denkt en laat je commentaar hieronder achter: